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Pochi giorni prima della partenza per il vostro viaggio, vi consegneremo i desideratissimi documenti di viaggio. Che si tratti del solo biglietto aereo, del voucher per la vostra prenotazione alberghiera o dei documenti per un itinerario complesso, vale la pena di dedicare qualche minuto e molta attenzione all’operazione.

I documenti di viaggio infatti, contengono e dichiarano tutti i dettagli dei servizi che avete prenotato e le istruzioni su dove e quando recarsi in aeroporto. Recentemente quasi la totalità dei documenti, compresi i biglietti aerei, vengono prodotti in agenzia in formato digitale. Questo ne agevola la consegna se non potete venire fisicamente a ritirarli e permette di averne sempre copia nei nostri computer, non si sa mai..

Nel caso di una prenotazione hotel, vi consegneremo il voucher. E’ un foglio in cui è scritto chiaramente qual è l’hotel che avete prenotato, ne riporta l’indirizzo e il numero di telefono. Evidenzia inoltre il numero di conferma dalla vostra prenotazione, il tipo di camera e il trattamento previsti e certifica che il servizio è stato pagato in agenzia.

Se invece avete prenotato un pacchetto turistico, volo + soggiorno + altri servizi, i casi sono tre:

  1. vi consegneremo la lettera di convocazione
  2. vi consegneremo la lettera di convocazione, unitamente al foglio notizie e ai voucher (uno per ogni servizio prenotato)
  3. vi consegneremo, biglietti aerei e voucher, foglio notizie e materiale informativo

Nel primo caso, riceverete un foglio in cui c’è chiaramente l’ora e il luogo esatto dell’appuntamento in aeroporto con l’assistente del tour operator. Sarà quest’ultimo a darvi i documenti accessori e vi guiderà al check-in del volo.

Nel secondo caso, oltre alla lettera che evidenzia l’ora e il luogo dell’incontro con l’operatore, vi consegneremo noi i voucher accessori. Avrete quindi nella busta gialla: la lettera che riepiloga i vostri voli con gli orari, il voucher dell’hotel o del villaggio in cui soggiornerete, dell’auto se ne avete noleggiata una, ecc..

Il terzo caso avviene se abbiamo progettato insieme un viaggio su misura, combinando voli di linea, soggiorni in luoghi diversi, servizi vari. Ritirerete voi i documenti originali e procederete in aeroporto in maniera autonoma.

E’ molto importante che ci dedichiate un attimo di attenzione al momento del ritiro, senza fretta. Anche se vi avremo sicuramente già spiegato ogni dettaglio, è necessario rileggere insieme e controllare gli orari, i luoghi, i nomi dei passeggeri riportati, e ancora una volta, i documenti richiesti per l’espatrio. La fretta e non rileggere con attenzione i documenti possono portare grandi problemi.

A maggior ragione dovete fare attenzione se ci siamo sempre incontrati online! Appena ricevete i documenti via mail, guardate tutto con attenzione, leggete tutto. Possiamo comunque farlo insieme, su skype, su facebook o al telefono.

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Nuccia Faccenda

Personal Travel Assistant
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